如何每年为公司节省11亿美元

有一个数据，思科（Cisco）公司2009年的运营成本比前一年节约了11亿美元，它是怎么做到的？答案很简单，思科运用了许多灵活办公的手段，比如使用Media Net建立和进行虚拟公司会议、增加员工居家办公的数量等等，竟节省了这个惊人数字。
如果详细分解思科2009年“多”出来的11亿美元，会看到“贡献”分别来自远程办公2.99亿美元、工作场所互连1200万美元、虚拟专家1.25亿美元、远程协作6.01亿美元、销售及市场推广1500万美元。
当然，类似思科这样的情况数不胜数，至少在雷格斯与Unwired Venture公司联合发布的全球办公场所报告《办公制胜策略》可以看到许多大大小小的例子。
让员工购买自己的办公空间
放眼全球，世界500强企业中有超过一半是雷格斯的客户，这个全球最大的办公空间创新性解决方案供应商，最近几年联合Unwired Venture一起针对全球办公场所做广泛深入的调查，并发布报告讨论未来的办公趋势，帮助企业寻找适合的、更优良的办公模式。今年的主题是“教”企业如何省钱。Unwired Venture是未来办公模式方面的专家，它的首席执行官Phillip Ross在接受采访时说：“现在，办公室的使用率通常只有45%，保留空荡的办公桌并不明智。”


确实，你会发现身边有的办公桌永远是空的，而会议室等公共设施却经常人满为患。在繁华的一线城市商业区，空间的费用非常昂贵，以伦敦市中心为例，每人每张办公桌的年成本在19,000美元到22,000美元之间（其中包括租金、办公支出与服务费用），空置的每一分每一秒流失的都是金钱！如何灵活地利用各类办公空间成了企业节省成本的新渠道。
在《办公制胜策略》中，出现了一个新型的灵活货币化的办公模式 “灵活收益”。企业可以采用这种模式取代传统的一人一桌的办公方式。
这种模式其实有点类似Citrix的BYOC（buy your own computer，购买属于自己的电脑）。2009年，这家公司为员工提供了2,100美元的预算，使他们可以根据自己的选择购买电脑，这样不仅降低了成本，员工也喜欢这种控制，因为有许多消费电子设备所提供的服务在公司笔记本电脑中无法找到。
同样的道理，公司为员工提供的办公环境肯定也有无法满足他们的地方。对于许多人来说，每天不得不花大量的时间来回于住处和办公地点之间，就是一种需要改变的现状。如今，雷格斯和Unwired Venture创建的这种BYO形式，就是让员工自行购买适合自己的办公场场所。假设一个公司按照传统的模式为员工提供工作场所，每人每年的成本为13,000美元，如果换一种方式，员工可以每年10,000 美元的“工作领域”资金支出“购买属于自己的”自助服务世界，光是这一项就可为公司节省接近25%的基线成本。
雷格斯和Unwired Venture还为此提供了一条实现收益的公式：
灵活收益=物业（固定+0）+成本（时间+通勤）+停工期（工资成本）
效率收益 物业固定成本和节省的运营成本
幸福收益 通勤时间和节省的成本
生产收益 停工期的雇员/工资成本
回复该发言

Phillip Ross认为：“货币化的灵活性用于衡量每个人的BYO成本。未来的灵活办公方式将采用按需提供办公场所、以 按需 消费为基础的方式。这一点类似于云兴起时将技术从资本性支出转移为运营性支出的情况，由于人们的需要并在人们需要时为其提供另一种效用。加入这个地方，并实现 服务式办公 真正的 购买属于自己的 模式。”
而在他们的设想中，BYO办公将为个人提供一个年度预算或津贴，使个人可以根据需要选择工具、办公空间和服务，以便达到预期的结果。
“另类”的中国大企业
灵活办公不仅越来越受到企业的欢迎，员工们自然也求之不得，就像先前提到的，许多人都为上下班苦恼，有的人不得不把住所搬到公司附近，因为公司是不能移动的。
目前世界人口约为65亿，根据联合国的预测，到2050年，世界人口将达到90亿，预计将有60亿人成为城市居民，这一数字十分惊人。“我们的城市到时该有多么拥挤？”雷格斯公关总监Andrew Brown说，“到那个时候会有超过30亿人在城市里工作，其中有三分之一是移动办公的，且一半是在亚洲。”
在《办公制胜策略》这份报告中，59%的受访者表示他们不再需要挤车去上班。64%的受访者认为理想的通勤时间最好少于20分钟，而25% 的受访者则希望能少于10分钟，但事实是60%的人必须花40分钟或是1个小时以上的通勤时间。而这种情况将随着城市常住人口的扩张而变得更加糟糕。
“所以，我们相信，灵活办公肯定会成为未来企业选择的办公模式，这既是降低成本，又是提高效率的途径，”Phillip Ross说，“加上只有很少一部分人（12%）愿意在家工作，在第三空间办公将是大趋势。”
Phillip Ross和Andrew Brown一致认为：一个公司越大，可能通过移动办公节省的时间和金钱就越多。在思科的案例中，虚拟会议被大量使用，它的成本仅为实际会议的1/3 到1/10，而且覆盖面也扩大5到10倍。2009年以前，思科的的年度GSX销售会议通常在拉斯维加斯举行，约13,000 名员工参加，每人的费用为4,307 美元，才用虚拟方式进行后，每人的费用仅为437美元，而且额外的3000人也能“参加”这次会议。同年第二季度，思科使用WebEx会议的时间达到1亿分钟，节省了2.5 亿美元的差旅费用。
在“灵活货币化的办公模式”提出之前，雷格斯就已经有了环球商务卡，客户可以将之配发给员工，在雷格斯的工作场所网络里“按需”使用。这一服务吸引了诺基亚裁撤其公司办公室，并让2,500名员工使用商务卡，这也使办公空间成本从每年每人12,000美元降至5,500美元。诺基亚与雷格斯合作长达10年之久，其在北京的园区一条环路上，北京的交通拥堵情况是可想而知的，像销售员和工程师这样的流动办公人员在路上花费了大量时间，所以，他们的许多员工其实是在雷格斯提供的第三空间里移动办公。
目前，雷格斯在中国市场的客户还是以外国公司为主，而在海外市场中则有几百个来自中国的客户，光是美国就有200个中国客户。
“这些客户几乎都是小企业，他们有的刚刚进入一个新市场，对当地不了解，所以选择一个第三空间作为办公地点比较保险。”Andrew Brown说。
当问到为什么没有大的中国企业和雷格斯合作时，Andrew Brown的回答是：“中国传统的大企业有很强的文化意识，就是一定要拥有产权，尤其是办公空间，所以他们到海外发展第一件事就是租赁办公地点。”
回复该发言

这也成为雷格斯在中国地区发展中国客户的难点之一，“一定要拥有产权”是中国人根深蒂固的观念。此外，还有其他难点。其中之一是中国人的房子普遍很小。“在北美，经常看到一些公司的员工会在家里办公，我们会帮助他们在家里配置各种办公设施，”Phillip Ross说，“但在中国，甚至在亚洲，这种情况都很少见，因为空间太小，所以如果是移动的办公话，必须为他们寻找公司和家以外的第三个空间。”
Andrew Brown还认为中国的管理人员与西方国家的不同，“他们需要看到员工坐在自己的办公桌前才能确定他们是在工作；而员工们也有类似的心态，觉得应该拥有一张属于自己的办公室才能证明自己属于那里。”
目前，雷格斯在大中华区的办公空间网络扩大到了11 座城市的45 个地点，对于这个被他们用“巨大”来形容的市场，这是远远不够的。“我们应该在中国拥有成百上千个商务中心，就像星巴克和假日酒店一样，”Andrew Brown信心十足，“我们光在伦敦就有超过50个商务中心，北京和上海要达到这个数字也很容易。”他说，雷格斯现在所要做的就是寻找好的地点，除了一线城市，二线甚至是三线城市都会成为开拓对象。
同样的道理，公司为员工提供的办公环境肯定也有无法满足他们的地方。对于许多人来说，每天不得不花大量的时间来回于住处和办公地点之间，就是一种需要改变的现状。如今，雷格斯和Unwired Venture创建的这种BYO形式，就是让员工自行购买适合自己的办公场场所。假设一个公司按照传统的模式为员工提供工作场所，每人每年的成本为13,000美元，如果换一种方式，员工可以每年10,000 美元的“工作领域”资金支出“购买属于自己的”自助服务世界，光是这一项就可为公司节省接近25%的基线成本。
雷格斯和Unwired Venture还为此提供了一条实现收益的公式：
灵活收益=物业（固定+0）+成本（时间+通勤）+停工期（工资成本）
效率收益 物业固定成本和节省的运营成本
幸福收益 通勤时间和节省的成本
生产收益 停工期的雇员/工资成本
Phillip Ross认为：“货币化的灵活性用于衡量每个人的BYO成本。未来的灵活办公方式将采用按需提供办公场所、以 按需 消费为基础的方式。这一点类似于云兴起时将技术从资本性支出转移为运营性支出的情况，由于人们的需要并在人们需要时为其提供另一种效用。加入这个地方，并实现 服务式办公 真正的 购买属于自己的 模式。”
而在他们的设想中，BYO办公将为个人提供一个年度预算或津贴，使个人可以根据需要选择工具、办公空间和服务，以便达到预期的结果。
“另类”的中国大企业

灵活办公不仅越来越受到企业的欢迎，员工们自然也求之不得，就像先前提到的，许多人都为上下班苦恼，有的人不得不把住所搬到公司附近，因为公司是不能移动的。
目前世界人口约为65亿，根据联合国的预测，到2050年，世界人口将达到90亿，预计将有60亿人成为城市居民，这一数字十分惊人。“我们的城市到时该有多么拥挤？”雷格斯公关总监Andrew Brown说，“到那个时候会有超过30亿人在城市里工作，其中有三分之一是移动办公的，且一半是在亚洲。”
回复该发言

在《办公制胜策略》这份报告中，59%的受访者表示他们不再需要挤车去上班。64%的受访者认为理想的通勤时间最好少于20分钟，而25% 的受访者则希望能少于10分钟，但事实是60%的人必须花40分钟或是1个小时以上的通勤时间。而这种情况将随着城市常住人口的扩张而变得更加糟糕。
“所以，我们相信，灵活办公肯定会成为未来企业选择的办公模式，这既是降低成本，又是提高效率的途径，”Phillip Ross说，“加上只有很少一部分人（12%）愿意在家工作，在第三空间办公将是大趋势。”
Phillip Ross和Andrew Brown一致认为：一个公司越大，可能通过移动办公节省的时间和金钱就越多。在思科的案例中，虚拟会议被大量使用，它的成本仅为实际会议的1/3 到1/10，而且覆盖面也扩大5到10倍。2009年以前，思科的的年度GSX销售会议通常在拉斯维加斯举行，约13,000 名员工参加，每人的费用为4,307 美元，才用虚拟方式进行后，每人的费用仅为437美元，而且额外的3000人也能“参加”这次会议。同年第二季度，思科使用WebEx会议的时间达到1亿分钟，节省了2.5 亿美元的差旅费用。
在“灵活货币化的办公模式”提出之前，雷格斯就已经有了环球商务卡，客户可以将之配发给员工，在雷格斯的工作场所网络里“按需”使用。这一服务吸引了诺基亚裁撤其公司办公室，并让2,500名员工使用商务卡，这也使办公空间成本从每年每人12,000美元降至5,500美元。诺基亚与雷格斯合作长达10年之久，其在北京的园区一条环路上，北京的交通拥堵情况是可想而知的，像销售员和工程师这样的流动办公人员在路上花费了大量时间，所以，他们的许多员工其实是在雷格斯提供的第三空间里移动办公。
目前，雷格斯在中国市场的客户还是以外国公司为主，而在海外市场中则有几百个来自中国的客户，光是美国就有200个中国客户。
“这些客户几乎都是小企业，他们有的刚刚进入一个新市场，对当地不了解，所以选择一个第三空间作为办公地点比较保险。”Andrew Brown说。
当问到为什么没有大的中国企业和雷格斯合作时，Andrew Brown的回答是：“中国传统的大企业有很强的文化意识，就是一定要拥有产权，尤其是办公空间，所以他们到海外发展第一件事就是租赁办公地点。”
这也成为雷格斯在中国地区发展中国客户的难点之一，“一定要拥有产权”是中国人根深蒂固的观念。此外，还有其他难点。其中之一是中国人的房子普遍很小。“在北美，经常看到一些公司的员工会在家里办公，我们会帮助他们在家里配置各种办公设施，”Phillip Ross说，“但在中国，甚至在亚洲，这种情况都很少见，因为空间太小，所以如果是移动的办公话，必须为他们寻找公司和家以外的第三个空间。”
Andrew Brown还认为中国的管理人员与西方国家的不同，“他们需要看到员工坐在自己的办公桌前才能确定他们是在工作；而员工们也有类似的心态，觉得应该拥有一张属于自己的办公室才能证明自己属于那里。”
目前，雷格斯在大中华区的办公空间网络扩大到了11 座城市的45 个地点，对于这个被他们用“巨大”来形容的市场，这是远远不够的。“我们应该在中国拥有成百上千个商务中心，就像星巴克和假日酒店一样，”Andrew Brown信心十足，“我们光在伦敦就有超过50个商务中心，北京和上海要达到这个数字也很容易。”他说，雷格斯现在所要做的就是寻找好的地点，除了一线城市，二线甚至是三线城市都会成为开拓对象。
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